Der gesamte Vertrieb hing an einem geteilten Notizzettel.
Potentiallisten kamen vom Netzbetreiber, wurden per Hand aufgeteilt und weitergereicht. Niemand wusste verlässlich, wer gerade in welchem Gebiet unterwegs war – und welche Haustür schon jemand anderes geklingelt hatte.
Genau so startete ein Door-to-Door-Glasfaservertrieb, bevor wir gemeinsam ein Custom-CRM gebaut haben. Der Name spielt hier keine Rolle. Entscheidend ist der Prozess – und der lässt sich mit Standardsoftware nicht abbilden.
Warum ein Standard-CRM hier nicht reicht
Das Geschäft ist simpel – und hart spezialisiert:
- Der Netzbetreiber liefert Potentiallisten mit Adressen.
- Gebiete werden an Vertriebler verteilt.
- Die gehen von Tür zu Tür, beraten vor Ort und schließen direkt ab.
Das lebt von Geschwindigkeit und Überblick. Ein klassisches CRM denkt in Deals, Pipelines und Forecasts. Es denkt nicht in Straßen, Gebietsschnitten und Provisionsstufen.
Deshalb war die Alternative nicht, HubSpot „richtig einzurichten“. Die Alternative war: den Ablauf so bauen, wie er wirklich läuft. Mehr dazu im Vergleich Standard-CRM vs. Custom-CRM.
Was vorher schiefging, war dasselbe Muster wie bei fragmentierter IT: Die Daten lagen schon vor – nur nicht dort, wo gearbeitet wurde. Adressen standen in der Liste, mussten aber auf jedem Vertrag noch einmal von Hand landen. Tages- und Monatsabschlüsse wurden zusammengetragen. Provision blieb intransparent.
Mit wachsendem Team wurde das nicht besser. Es wurde lauter.
Was wir gebaut haben
Kein Feature-Katalog. Vier Stellen, an denen der Alltag gekippt ist.
Gebiete statt Excel. Potentiallisten kommen ins System und liegen auf einer Karte. Gebiete werden zugeschnitten und zugewiesen – nicht per Zuruf. Teamleiter sehen, wer wo unterwegs ist und wo noch Potential liegt.
Abschluss an der Tür. Jeder Vertriebler sieht nur die eigenen Straßen. Ein Abschluss wird vor Ort erfasst, nicht abends im Büro nachgetragen.
Verträge ohne Abtippen. Adressen stehen schon in der Potentialliste. Das System füllt die Vertragsdokumente voraus. Der Vertriebler ergänzt nur noch, was der Haushalt selbst mitbringt.
Tag, Monat, Provision. Tagesabschlüsse laufen im System. Daraus entstehen Monatsabschlüsse – für den einzelnen Vertriebler und für den gesamten Vertrieb. Provisionen folgen der Hierarchie automatisch, statt in einer undurchsichtigen Tabelle zu landen.
Die mehrstufige Vertriebsstruktur war der Teil, den kein Standard-Tool sauber konnte. Nicht weil Hierarchien exotisch wären – sondern weil diese Hierarchie zu diesem Provisionsmodell gehört.
Was sich geändert hat
Keine erfundenen Minutenangaben. Was wir gesehen haben:
- Gebietsverteilung, die früher den Vormittag gefressen hat, ist eine kurze Steuerung statt einer Koordinationsrunde.
- Jeder Abschluss spart das Abtippen von Adressen, die schon da waren.
- Management sieht Gebiete, Abschlüsse und Team-Performance im System – nicht erst nach der Excel-Runde am Monatsende.
- Provision ist nachvollziehbar. Das war vorher regelmäßig ein Streitpunkt.
Der größte Effekt ist nicht ein neues Dashboard. Es ist, dass derselbe Vorgang nicht mehr drei Mal existiert: einmal auf dem Zettel, einmal im Vertrag, einmal in der Abrechnung.
Was das mit dir zu tun hat
Du verkaufst vielleicht keine Glasfaser an der Haustür. Das Muster ist trotzdem dasselbe:
Wenn dein Geschäft einen Ablauf hat, den es so nur bei dir gibt, passt Standardsoftware nur mit Workarounds. Custom heißt: Gebiete, Dokumente, Hierarchie, Reporting – so, wie ihr wirklich arbeitet.
Und ja, als Nächstes kann KI darauf aufsetzen. Aber erst, wenn der Prozess in einem System liegt. Sonst sieht die KI wieder nur Bruchstücke – dasselbe Argument wie in Warum KI nur funktioniert, wenn alle Daten in einem System liegen.
Was danach konkret automatisiert wird, entscheiden wir am laufenden Betrieb. Nicht vorher auf der Folie.
Häufige Fragen
Warum reicht ein Standard-CRM für Door-to-Door-Glasfaservertrieb oft nicht?
Weil der Ablauf nicht in Deals und Pipelines lebt, sondern in Potentiallisten, Gebietsschnitten, Abschlüssen an der Haustür und einer konkreten Provisionshierarchie. Standardsoftware kennt diesen Zuschnitt nicht – und zwingt Teams in Workarounds.
Was ändert ein Custom-CRM im D2D-Alltag konkret?
Gebiete werden im System zugeschnitten und zugewiesen, Abschlüsse vor Ort erfasst, Vertragsdokumente vorausgefüllt und Tages-, Monats- und Provisionsabrechnung aus denselben Daten erzeugt. Derselbe Vorgang existiert nicht mehr dreimal.
Was konnte Standardsoftware in diesem Fall nicht abbilden?
Vor allem die Kombination aus Gebietsschnitten, Abschluss an der Haustür und einer mehrstufigen Provisionshierarchie. Einzelne Teile gibt es in Standard-CRMs – den kompletten Ablauf so nicht.
Kann danach auch KI im Vertrieb helfen?
Ja, aber erst wenn der Prozess in einem System liegt. Sonst sieht die KI wieder nur Bruchstücke. Was konkret automatisiert wird, entscheidet der laufende Betrieb – nicht die Folie vorher.
Fazit
Ein Custom-CRM ist hier kein schönes Extra. Es ist der Unterschied zwischen Zuruf und Steuerung.
Wenn dein Vertrieb auf Listen, Gebieten oder Provisionen steht, die kein Standard-Tool kennt, ist die Frage nicht, welches CRM die längste Featureliste hat. Die Frage ist, ob der Ablauf überhaupt abbildbar ist.
Teste Plenetic kostenlos – oder schreib uns, welcher Ablauf bei dir noch auf dem Notizzettel lebt.
