Arbeitszeiterfassung Pflicht 2026: Was für kleine Teams gilt

„Bei uns stempelt keiner. Wir vertrauen uns.“

Das hören wir oft von kleinen Teams. Vertrauen ist gut. Rechtlich reicht es aber nicht: Die Zeiterfassung ist Pflicht – für jeden Arbeitgeber, egal ob mit drei oder dreihundert Leuten.

In diesem Artikel klären wir ohne Juristendeutsch, was heute gilt, was das geplante Gesetz ändert und wie du Zeiterfassung so umsetzt, dass sie dir im Alltag sogar etwas bringt.

Ist Arbeitszeiterfassung Pflicht? Ja – seit 2022

Die Pflicht kommt nicht erst mit einem neuen Gesetz. Sie gilt schon.

• 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (C-55/18): Die Arbeitszeit muss mit einem verlässlichen System gemessen werden.
• Am 13. September 2022 stellte das Bundesarbeitsgericht klar (1 ABR 22/21): Diese Pflicht gilt in Deutschland bereits nach geltendem Recht, abgeleitet aus dem Arbeitsschutzgesetz.

Seitdem müssen Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfassen – inklusive Überstunden. Eine bestimmte Form ist heute noch nicht vorgeschrieben. Papier, Excel oder App sind erlaubt.

Wichtig: Ein Zeiterfassungssystem nur bereitzustellen, reicht nicht. Es muss auch genutzt werden.

Zeiterfassung Pflicht 2026: Was die Reform ändern soll

Am 18. Juni 2026 hat das Bundesarbeitsministerium einen Referentenentwurf zur Reform des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Er ist noch kein Gesetz: Stand Ende Oktober 2026 hat das Bundeskabinett ihn nicht beschlossen. Inhalte können sich also noch ändern.

Die wichtigsten Punkte:

• Elektronisch und am selben Tag: Beginn, Ende und Dauer sollen am Tag der Arbeit elektronisch aufgezeichnet werden.
• Mitarbeiter dürfen selbst erfassen: Der Arbeitgeber kann die Erfassung delegieren, bleibt aber verantwortlich.
• Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich: Verstöße gegen Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten müssen dem Arbeitgeber aber trotzdem auffallen.
• Recht auf Einsicht: Mitarbeiter können eine Kopie ihrer erfassten Zeiten verlangen.

Ein Tarifvertrag, oder eine Betriebsvereinbarung auf tariflicher Grundlage, kann davon abweichen: Papier statt elektronisch, und die Aufzeichnung bis zu sieben Tage später. Für die meisten kleinen Betriebe ohne Tarifbindung gilt der Entwurf so, wie er dasteht.

Für die elektronische Form sind Übergangsfristen nach Betriebsgröße geplant:

Zeiterfassung in kleinen Betrieben: Was das für dich heißt

Die Ausnahme für Kleinbetriebe wird oft falsch verstanden. Sie betrifft nur die Form, nicht die Pflicht selbst. Auch mit fünf Mitarbeitern musst du Arbeitszeiten erfassen – du darfst es nur weiter auf Papier tun.

Die Frage ist eher: Willst du das?

Papier und Excel funktionieren, solange niemand fragt. Spätestens bei der Lohnabrechnung wird abgetippt, bei Streit über Überstunden gesucht, und der Zettel von letzter Woche ist weg. Das ist dasselbe Muster wie bei fragmentierter IT: Die Daten existieren, aber nicht dort, wo du sie brauchst.

Zwei Punkte, die viele unterschätzen:

• Aufbewahrung: Aufzeichnungen nach dem Arbeitszeitgesetz müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
• Bußgeld: Das Arbeitszeitgesetz sieht für Verstöße Bußgelder von bis zu 30.000 Euro vor. Der Entwurf würde fehlende oder falsche Aufzeichnungen und eine verpasste Aufbewahrung ausdrücklich darunter fassen. Schon heute kann die Arbeitsschutzbehörde anordnen, ein System einzuführen.

Was muss bei der Zeiterfassung erfasst werden?

• Beginn der Arbeitszeit
• Ende der Arbeitszeit
• Dauer, also abzüglich Pausen
• Überstunden und Mehrarbeit
• nach dem Entwurf: am selben Tag, sofern kein Tarifvertrag eine Frist von bis zu sieben Tagen erlaubt

Urlaub und Krankheit schreibt das Arbeitszeitgesetz nicht vor. Sobald jemand ausfällt, brauchst du sie trotzdem.

Zeiterfassung allein reicht nicht: Urlaub, Krankheit und Termine

Fällt jemand aus, bleiben seine Termine und Aufgaben liegen. In Plenetic hängt die Abwesenheit am Kalender und an den Aufgaben. Die Führungskraft sieht, wer fehlt, und kann die Einsätze umhängen, bevor ein Kundentermin ins Leere läuft.

So funktioniert Zeiterfassung in Plenetic

In Plenetic ist die Zeiterfassung Teil des HR-Moduls – im selben Workspace wie Kunden, Kalender und Aufgaben.

• Wochenstunden hinterlegen: In der Mitarbeiterakte legst du die vereinbarten Stunden fest, zum Beispiel 40 oder 20 pro Woche. Fehlt der Eintrag, rechnet die Zeiterfassung mit 40 Stunden.
• Zeit per Stempeluhr erfassen: Mitarbeiter stempeln ein und aus. Die Zeit kann so am selben Tag entstehen. Zusätzlich lassen sich Zeitblöcke von Hand eintragen. Die Stempeluhr erzwingt die taggleiche Erfassung nicht.
• Abwesenheiten eintragen: Krankheit wird als Abwesenheit erfasst, ohne Freigabe. Die Führungskraft wird informiert. Urlaub ist ein Antrag und braucht eine Genehmigung.
• Wer fehlt: In der eigenen Woche siehst du Soll und Ist, dazu Überstunden. In der Verfügbarkeit sieht die Führungskraft, wer abwesend ist, und kann die Termine und Aufgaben dieser Person umhängen.

Wie Stempeluhr und Wochenansicht aussehen, steht im Wiki unter Zeiterfassung. Wer fehlt und welche Anträge offen sind, steht unter Abwesenheiten.

Der Unterschied zu einer reinen Stempel-App: Die Abwesenheit liegt dort, wo auch die Termine und Aufgaben stehen.

Häufige Fragen zur Arbeitszeiterfassung

Ist die Zeiterfassung für Kleinbetriebe Pflicht?

Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 müssen alle Arbeitgeber die Arbeitszeit erfassen. Der Reformentwurf sieht für Betriebe mit bis zu zehn Mitarbeitern nur eine Ausnahme von der elektronischen Form vor, nicht von der Erfassung selbst.

Darf ich die Zeiterfassung mit Excel machen?

Nach heutigem Recht ja, solange Beginn, Ende und Dauer vollständig und nachvollziehbar dokumentiert sind. Kommt die Reform wie geplant, müssen Betriebe mit mehr als zehn Mitarbeitern nach einer Übergangszeit elektronisch und am selben Tag erfassen. Ein Tarifvertrag kann Papier und eine kurze Frist weiter erlauben.

Gilt die Zeiterfassungspflicht auch bei Vertrauensarbeitszeit?

Ja. Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, die Arbeitszeit muss aber trotzdem aufgezeichnet werden. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass er Verstöße gegen Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten mitbekommt.

Müssen Überstunden erfasst werden?

Ja. Beginn, Ende und Dauer umfassen auch Überstunden und Mehrarbeit. Sonst siehst du weder, was auszuzahlen ist, noch wo sich Stunden aufbauen.

Wie lange ist die Aufbewahrungsfrist für die Zeiterfassung?

Aufzeichnungen nach dem Arbeitszeitgesetz mindestens zwei Jahre.

Ab wann gilt die elektronische Zeiterfassungspflicht?

Das steht noch nicht fest. Der Referentenentwurf vom 18. Juni 2026 ist noch nicht vom Kabinett beschlossen. Nach Inkrafttreten sind je nach Betriebsgröße Übergangszeiten von einem bis fünf Jahren geplant. Betriebe mit bis zu zehn Mitarbeitern sollen dauerhaft ohne elektronische Form auskommen.

Fazit: Erfassen musst du sowieso – dann richtig

Die Arbeitszeiterfassung ist keine Frage des Ob mehr. Sie ist Pflicht, und mit der Reform wird sie für die meisten Betriebe elektronisch. Wer jetzt umstellt, muss später nicht unter Zeitdruck wechseln.

Der größere Gewinn liegt aber nicht in der Pflicht. Er liegt darin, dass eine Abwesenheit dort steht, wo auch die Termine und Aufgaben liegen, und die Einsätze umgehängt werden können, bevor ein Kundentermin ins Leere läuft.

Neugierig, wie das bei dir aussehen könnte? Teste Plenetic kostenlos – 14 Tage Premium, ohne Kreditkarte.

Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Stand: Oktober 2026.